Od 7 kwietnia 2023 roku, nowe przepisy wprowadzają zasadę, że pracownik wykonujący pracę zdalną ma prawo do ekwiwalentu za tę pracę. Przepisy precyzyjnie określają, które wydatki powinien pokryć pracodawca. Wymagane są koszty energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych oraz prywatnych narzędzi pracy. Pracodawca może wybrać między ekwiwalentem odpowiadającym faktycznym kosztom a ryczałtem w ustalonej z góry wysokości.
Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu, pracodawca musi uwzględnić normy zużycia oraz ceny rynkowe. Zwrot kosztów pracy zdalnej przysługuje pracownikom zarówno w pełnym wymiarze pracy zdalnej, jak i w systemie hybrydowym. W przypadku pracy hybrydowej, ekwiwalent jest wypłacany proporcjonalnie do liczby dni pracy zdalnej.
Ekwiwalent za pracę zdalną – co obejmuje?
W ostatnich latach praca zdalna zyskała na popularności, co zwiększyło znaczenie ekwiwalentu za koszty ponoszone przez pracowników. Kodeks pracy określa, że pracodawca musi pokryć koszty niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Obejmują one koszty energii elektrycznej oraz usługi telekomunikacyjne, w tym dostęp do internetu. Pracodawca jest również zobowiązany do zapewnienia niezbędnych narzędzi i materiałów do pracy lub wypłacenia ekwiwalentu na ich zakup.
Koszty energii elektrycznej
Zwrot kosztów energii elektrycznej jest kluczowym elementem ekwiwalentu za pracę zdalną. Komputer zużywa około 30-35 groszy energii elektrycznej na godzinę, co przekłada się na miesięczne koszty w wysokości 50-60 zł. Pracodawca powinien dokładnie określić zużycie energii przez pracownika i zrekompensować je odpowiednią kwotą.
Koszty usług telekomunikacyjnych
Kolejnym istotnym elementem ekwiwalentu są koszty usług telekomunikacyjnych, w tym dostęp do internetu. Pracodawca powinien obliczyć ekwiwalent, dzieląc miesięczne opłaty za internet przez liczbę godzin pracy w miesiącu, a następnie mnożąc przez liczbę godzin pracy zdalnej.
Koszty prywatnych narzędzi pracy
Pracownik, korzystający z własnych narzędzi i sprzętu do pracy, takich jak komputer czy urządzenia peryferyjne, powinien otrzymać ekwiwalent na pokrycie tych kosztów. Wysokość ekwiwalentu może uwzględniać amortyzację sprzętu lub jego wartość proporcjonalnie do liczby przepracowanych godzin.
Podsumowując, ekwiwalent za pracę zdalną obejmuje zwrot kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem obowiązków zdalnych. Pracodawca musi uwzględnić normy zużycia, ceny rynkowe oraz liczbę godzin pracy zdalnej. To zapewni sprawiedliwe i zgodne z prawem rozliczenie pracowników.
Praca zdalna a zwrot kosztów
Pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną uzgodnioną z pracownikiem. Kodeks Pracy określa, że pracodawca musi pokryć koszty związane z tą formą pracy. W tym zakresie znajdują się koszty narzędzi, materiałów oraz usług niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca powinien również zwrócić poniesione przez pracownika wydatki.
Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej uzgodnionej
- Pokrycie kosztów narzędzi, materiałów i urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej
- Zwrot kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych
- Serwis i konserwacja narzędzi i urządzeń przekazanych pracownikowi
Praca zdalna okazjonalna a zwrot kosztów
W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej, do 24 dni w roku kalendarzowym, pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia narzędzi pracy ani zwrotu kosztów. Dopiero po przekroczeniu tego limitu, każdy kolejny dzień pracy zdalnej musi być traktowany jako praca zdalna uzgodniona. Wtedy po stronie pracodawcy pojawia się obowiązek zwrotu kosztów.
„Pracodawca nie musi pokrywać kosztów pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.”
Ile wynosi ekwiwalent za pracę zdalną?
Ustawa nie precyzuje, jak powinna wyglądać wysokość ekwiwalentu za pracę zdalną. Pracodawca musi samodzielnie obliczyć koszty ponoszone przez pracownika. Bierze pod uwagę zużycie materiałów, narzędzi, energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Wysokość ekwiwalentu za pracę zdalną może się zmieniać, w zależności od cen rynkowych i dostępnych sprzętów.
Ryczałt a zwrot kosztów za pracę zdalną
Możliwość wypłacania ryczałtu stanowi alternatywę dla ekwiwalentu. Jego wysokość musi odpowiadać przewidywanym kosztom związanych z pracą zdalną. Ryczałt pozwala na wypłatę stałej stawki miesięcznie, bez konieczności dokładnego wyliczania kosztów. Zarówno ekwiwalent, jak i ryczałt muszą być obliczone z uwzględnieniem cen rynkowych. Nie mogą być ani za niskie, ani za wysokie.
| Parametr | Wartość |
|---|---|
| Roczny odpis amortyzacyjny za laptopa o wartości 5400 zł | 135 zł |
| Ekwiwalent za laptopa do celów służbowych przy pracy hybrydowej | Od ok. 157 zł do 185 zł w zależności od wymiaru czasu pracy i liczby godzin zdalnych w danym miesiącu; średnia wartość ekwiwalentu to 172 zł |
Przepisy wymagają, aby ustalenie ekwiwalentu pieniężnego za pracę zdalną było zawarte w dokumentach. Może to być porozumienie związkowe czy indywidualne porozumienie z pracownikiem. Przepisy nie określają, że ekwiwalent musi być wypłacany co miesiąc. Jednak często uznaje się to za standard.
„Ekwiwalent za pracę zdalną może zostać zastąpiony ryczałtem odpowiadającym kosztom ponoszonym przez pracownika.”
praca zdalna a zwrot kosztów
Pracownik wykonujący pracę zdalną posiada niepodważalne prawo do zwrotu poniesionych kosztów. Pracodawca jest zobowiązany do zwrócenia tych kosztów, niezależnie od swojej woli. Możliwość zastąpienia zwrotu kosztów przez wypłatę ryczałtu jest ograniczona. Ryczałt musi odzwierciedlać rzeczywiste wydatki związane z energią elektryczną, usługami telekomunikacyjnymi oraz wykorzystaniem prywatnych narzędzi pracy.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy praca zdalna jest okazjonalna i ograniczona do 24 dni w roku. W takim przypadku pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu. Jednakże, po przekroczeniu tego limitu, pracodawca musi zapewnić pracownikowi zwrot kosztów, niezależnie od tego, czy praca zdalna została uzgodniona, czy też została wykonana na polecenie pracodawcy.
Przepisy jednoznacznie wskazują, że pracodawca ponosi odpowiedzialność za koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Dotyczy to kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych oraz wykorzystania prywatnych narzędzi pracy. Uchylenie się od tego obowiązku przez pracodawcę jest niedopuszczalne. Pracownik nie może zrzec się swojego prawa. W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej do 24 dni w roku, pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu lub ryczałtu.
