W ostatnich latach, szczególnie po pandemii COVID-19, praca zdalna zyskała na popularności. Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzona od 7 kwietnia 2023 r. zobowiązuje pracodawców do pokrywania kosztów związanych z pracą zdalną. Dotyczy to usług telekomunikacyjnych oraz energii elektrycznej. Pracownicy mają prawo do ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, który ma zrekompensować te wydatki.
Przepisy wskazują, że pracodawcy nie mogą odmówić pracy zdalnej osobom w ciąży, rodzicom dzieci do 4 roku życia oraz opiekunom osób z niepełnosprawnością. To oznacza, że pracodawcy muszą dostosować się do nowych wymogów. Powinni zapewnić swoim pracownikom odpowiednie warunki do pracy z domu.
Podstawowe zasady pracy zdalnej według Kodeksu pracy
Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy, praca zdalna definiuje się jako wykonywanie zadań w miejscu wybranym przez pracownika, zgodnie z porozumieniem z pracodawcą. Może to obejmować miejsce zamieszkania pracownika, wykorzystując technologie umożliwiające komunikację na odległość. To oznacza, że każdy aspekt pracy zdalnej musi być precyzyjnie określony w umowie między pracodawcą a pracownikiem.
Definicja pracy zdalnej w świetle przepisów
Przepisy ustawowe określają pracę zdalną jako formę pracy, która może być realizowana w miejscu wybranym przez pracownika, pod warunkiem uzgodnienia z pracodawcą. Kluczowym elementem jest możliwość bezpośredniego porozumiewania się na odległość, co jest niezbędne do jej realizacji.
Kiedy pracodawca może polecić pracę zdalną?
Pracodawca ma prawo zlecić pracę zdalną w sytuacjach kryzysowych, takich jak stan nadzwyczajny, zagrożenie epidemiczne, czy stan epidemii. Może to również dotyczyć okresu 3 miesięcy po odwołaniu tych stanów. Innym powodem może być brak możliwości zapewnienia bezpiecznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu z powodu siły wyższej. W takim przypadku pracownik musi potwierdzić, że posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do pracy zdalnej.
| Kluczowe informacje |
|---|
| – Praca zdalna to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą |
| – Pracodawca może polecić pracę zdalną w okresie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz 3 miesięcy po ich odwołaniu |
| – Pracodawca może również polecić pracę zdalną, gdy nie jest możliwe zapewnienie bezpiecznych warunków pracy z powodu siły wyższej |
| – Pracownik musi złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej |
praca zdalna a wynagrodzenie
Rozwój pracy zdalnej wymusza na pracodawcach pokrywanie kosztów związanych z jej realizacją. Dotyczy to instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych. Pracodawcy muszą również zabezpieczyć się przed zwiększonymi kosztami energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych.
Ekwiwalent za pracę zdalną – nowy obowiązek pracodawcy
Nowe przepisy nakładają na pracodawców obowiązek wypłacania ekwiwalentu pieniężnego za narzędzia do pracy zdalnej. Jeśli pracodawca nie zapewni odpowiednich narzędzi, musi zapłacić ekwiwalent. Wysokość ekwiwalentu ustalana jest na podstawie norm zużycia, cen rynkowych, ilości materiałów oraz kosztów energii i usług telekomunikacyjnych.
Zasady ustalania wysokości ekwiwalentu
Koszt godziny pracy komputera oscyluje w granicach 30-35 groszy. To oznacza, że koszt energii elektrycznej wynosi około 2,40-2,80 zł dziennie, a miesięcznie około 50-60 zł. Koszty internetu w związku z pracą zdalną mogą wynieść około 13,50 zł miesięcznie. Pracodawcy w sektorze publicznym i prywatnym ustalają różne stawki ryczałtu, od 20 do 70 zł miesięcznie.
Nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej wchodzą w życie 7 kwietnia 2023 roku. Pracodawcy muszą dokładnie kalkulować wysokość ekwiwalentu. To pozwoli im uniknąć skutków podatkowych i ewentualnych kar.
Inne koszty związane z pracą zdalną pokrywane przez pracodawcę
Pracodawca jest zobowiązany do pokrycia innych kosztów związanych z pracą zdalną. To dotyczy sytuacji, gdy takie koszty zostały określone w porozumieniach związkowych, regulaminie pracy zdalnej lub porozumieniach z pracownikami. Kodeks pracy nie precyzuje, które koszty są objęte tym zobowiązaniem, pozostawiając decyzję pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.
Art. 6724 § 1 Kodeksu pracy określa, że pracodawca musi zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędne materiały i narzędzia. Pracodawca ponosi również koszty serwisu i konserwacji tych materiałów oraz energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. Pracodawca musi również pokryć koszty zakupu sprzętu oraz wsparcia technicznego potrzebnego do pracy zdalnej.
Procedury zwrotu kosztów związanych z pracą zdalną powinny być jasno określone w porozumieniach lub regulaminach dotyczących pracy zdalnej. To zapewni prawidłową ewidencję finansową. Zgodnie z art. 6725 Kodeksu pracy, świadczenia te nie są traktowane jako przychód pracownika. Dlatego też nie stanowią podstawy do naliczania składek na ubezpieczenia społeczne.
