Praca zdalna zyskuje na popularności w Polsce. Według danych GUS, w I kw. 2023 roku 7,1% zatrudnionych pracowało zdalnie. To znaczny wzrost w porównaniu do II kw. 2022 roku, kiedy to było to 3,8%. Praca zdalna oferuje dużą swobodę i umożliwia wykonywanie obowiązków z dowolnego miejsca na świecie. Jednak zwiększa się również liczba wątpliwości dotyczących prawnych i ubezpieczeniowych aspektów.
W niniejszym artykule omówimy kluczowe aspekty pracy zdalnej. Omówimy regulacje Kodeksu pracy, obowiązki pracodawcy i pracownika. Również omówimy wpływ pracy za granicą na ubezpieczenia społeczne.
Definicja pracy zdalnej i nowe regulacje prawne w Polsce
Nowelizacja Kodeksu pracy z 2023 roku wprowadziła prawną regulację pracy zdalnej. Artykuł 6718 KP definiuje pracę zdalną jako możliwość wykonywania pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym także pod adresem zamieszkania, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Dzięki temu, pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki z zagranicy, pod warunkiem uzgodnienia z pracodawcą.
Co mówi Kodeks pracy o pracy zdalnej?
Nowe przepisy wymagają zawarcia porozumienia w sprawie pracy zdalnej między pracodawcą a zakładowymi organizacjami związkowymi lub samym pracownikiem. Pracodawca musi zapewnić narzędzia i warunki do pracy zdalnej. Pracownik z kolei musi przestrzegać zasad bezpieczeństwa pracy.
Zmiany w przepisach dotyczących pracy zdalnej od 2023 roku
- Praca zdalna może być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia, nie wymagając formy pisemnej.
- Pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną w okresie stanu nadzwyczajnego lub zagrożenia epidemiologicznego i przez 3 miesiące po jego odwołaniu.
- Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia materiałów i narzędzi pracy pracownikowi zdalnemu, a także serwisu i konserwacji tych narzędzi.
- Przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy nie obejmują organizacji stanowiska pracy i bezpiecznego stanu pomieszczeń w pracy zdalnej.
- Pracownik zdalny ma prawo wystąpić z wnioskiem o powrót do pracy w siedzibie firmy, a obie strony mają 30 dni na ustalenie terminu zmiany warunków pracy.
Od 7 kwietnia 2023 r. weszły w życie nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej regulowane przez Kodeks pracy. Nowe regulacje precyzyjnie definiują pracę zdalną oraz określają obowiązki pracodawcy i pracownika w tej formie zatrudnienia.
Praca zdalna a ubezpieczenie
Praca zdalna, zarówno w kraju, jak i za granicą, nie zmienia zasad dotyczących ubezpieczeń społecznych. Pracodawcy i pracownicy nadal muszą odprowadzać składki ZUS zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jednak, jeśli pracownik pracuje z zagranicy, może być konieczne zakupienie dodatkowego ubezpieczenia zdrowotnego lub odpowiedzialności cywilnej.
W przypadku pracy zdalnej w obrębie UE, zgodnie z wytycznymi unijnymi, pracownik jest traktowany jak delegowany. To pozwala na uzyskanie zaświadczenia A1 potwierdzającego podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń. Warto również rozważyć zakup ubezpieczenia turystycznego dla zapewnienia maksymalnego bezpieczeństwa podczas przebywania za granicą.
„W 2022 roku Komisja Europejska opublikowała wytyczne dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, umożliwiając stosowanie regulacji Rozporządzenia 883/2004 na sytuacje pracy zdalnej za granicą.”
Nowe regulacje wymagają od pracodawcy informowania o miejscu wykonywania pracy zdalnej za granicą. To miejsce musi być wcześniej uzgodnione. Pracodawca jest również zobowiązany do zapewnienia niezbędnych narzędzi i pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną. Może również oferować ryczałt lub ekwiwalent pieniężny za użycie własnych urządzeń.
Praca zdalna poza granicami Polski, zwana workation, stwarza wyzwanie dla pracodawców związane z ubezpieczeniami społecznymi. Dlatego, aby zapewnić sobie maksymalne bezpieczeństwo, warto rozważyć zakup ubezpieczenia turystycznego obejmującego odpowiedni zakres terytorialny (np. Europę lub cały świat).
Obowiązki pracodawcy i pracownika przy pracy zdalnej
Wraz z rozwojem pracy zdalnej, nowe przepisy regulujące tę formę zatrudnienia nałożyły wyraźne obowiązki zarówno na pracodawców, jak i na pracowników. Pracodawcy muszą zapewnić odpowiednie narzędzia do pracy zdalnej oraz bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Natomiast pracownicy zobowiązani są do przestrzegania zasad BHP i regularnego raportowania.
Wymagania wobec pracodawcy dotyczące zapewnienia narzędzi i warunków pracy
Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma obowiązek dostarczenia pracownikowi niezbędnych narzędzi, takich jak komputer, oprogramowanie czy dostęp do internetu, umożliwiających wykonywanie obowiązków służbowych z domu. Ponadto, pracodawca musi pokryć koszty eksploatacji tych narzędzi oraz zapewnić ich serwis i konserwację.
Ponadto, pracodawca jest zobowiązany do zagwarantowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, niezależnie od tego, czy pracownik wykonuje swoje obowiązki w siedzibie firmy, czy w miejscu zamieszkania.
Obowiązki pracownika związane z przestrzeganiem zasad BHP i raportowaniem
Po drugiej stronie, pracownicy wykonujący pracę zdalną muszą przestrzegać zasad bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP). Oznacza to dbanie o ergonomię stanowiska pracy, regularne przerwy oraz zgłaszanie wszelkich trudności czy problemów związanych z warunkami pracy.
Dodatkowo, pracownicy zdalni są zobowiązani do regularnego raportowania swojej aktywności i postępów w wykonywanych zadaniach. Ułatwia to pracodawcy monitorowanie efektywności i zapewnienie high performance zespołu.
| Obowiązki pracodawcy | Obowiązki pracownika |
|---|---|
|
|
Należyte wypełnianie tych obowiązków przez obie strony relacji pracowniczej ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia powodzenia pracy zdalnej i poszanowania praw wszystkich zaangażowanych.
„Pandemia COVID-19 znacząco przyspieszyła cyfrową transformację rynku pracy, a nowe przepisy mają na celu uregulowanie tej dynamicznie rozwijającej się formy zatrudnienia.”
Praktyczne aspekty wykonywania pracy zdalnej za granicą
Wykonywanie pracy zdalnej za granicą wymaga spełnienia szeregu formalności. Pracownik musi uzgodnić z pracodawcą miejsce pracy i otrzymać jego zgodę. Pracodawca jest zobowiązany zgłosić pracownika do ubezpieczenia społecznego w kraju pracy i regularnie opłacać za niego składki.
W celu uniknięcia podwójnego opodatkowania, konieczne jest sprawdzenie umowy między Polską a krajem, w którym pracuje pracownik. Pracodawca może ponieść dodatkowe koszty związane z pracą zdalną za granicą, takie jak koszty podróży czy ubezpieczenia turystycznego.
Zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej jest kluczowe. Pracodawca musi przeszkolić pracowników w zasadach bezpieczeństwa i procedurach pracy zdalnej. Ważne jest również, aby pracodawca zweryfikował posiadanie przez pracowników wymaganych wiz i pozwolenia na pracę poza Unią Europejską.
