Zasady pracy zdalnej a RODO to temat, który zyskał na aktualności w ostatnich miesiącach. Przygotowanie firmy do nowych standardów pracy zdalnej jest niezbędne. W artykule przedstawiamy kluczowe aspekty bezpiecznej pracy zdalnej. Będą one pomocne w tworzeniu regulaminu pracy zdalnej, ustalaniu zasad oraz organizacji szkoleń z zakresu pracy zdalnej.
Praca zdalna umożliwia wykonywanie zadań z domu lub innego miejsca prywatnego. Od 7 kwietnia 2023 roku, praca zdalna jest uznawana za formę pracy w Kodeksie pracy. Przedstawione w artykule zasady ochrony danych mają zastosowanie zarówno do pracowników, jak i współpracowników, niezależnie od formy zatrudnienia.
Czym jest praca zdalna i dlaczego musimy znać zasady RODO
Pojęcie pracy zdalnej zyskało duży rozgłos w kontekście sytuacji epidemiologicznej związanej z pandemią COVID-19. Wiele pracodawców zdecydowało się na polecenie pracownikom wykonywania obowiązków poza miejscem stałego wykonywania pracy. Firmy coraz częściej decydują się na model pracy zdalnej lub hybrydowy, łączący pracę w siedzibie z pracą zdalną.
Pomimo, że Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) nie wprowadza bezpośrednich przepisów dotyczących pracy zdalnej, jego zastosowanie jest niezbędne. RODO odgrywa kluczową rolę w kontekście przetwarzania danych osobowych podczas pracy poza siedzibą firmy. Przetwarzanie danych w takim trybie wymaga odpowiedniego zabezpieczenia, co jest podstawą przepisów RODO.
RODO ma zastosowanie do pracy poza siedzibą firmy
Pracodawcy, jako administratorzy danych osobowych, mają szczególną odpowiedzialność podczas pracy zdalnej. Ich zadaniem jest zapewnienie przestrzegania zasad przetwarzania danych. Dotyczy to zarówno danych papierowych, jak i elektronicznych. W modelu pracy zdalnej, zabezpieczenia te stają się szczególnie istotne, co podkreśla związek między pracą zdalną a RODO.
„W praktyce często procedury z zakresu ochrony danych osobowych są zbyt ogólne, wymagane jest skonkretyzowanie zabezpieczeń.”
Zabezpieczenia i procedury na czas pracy zdalnej
Praca zdalna wymaga dokładnego określenia zasad i procedur. To kluczowe dla zapewnienia zabezpieczenia pracy zdalnej, ochrony danych, bezpieczeństwa urządzeń oraz korespondencji mailowej. Pracodawcy muszą precyzyjnie określić te zasady. Dzięki temu pracownicy mogą pracować bezpiecznie z domu.
Wytyczne dotyczące organizacji miejsca pracy
Ważne jest zapewnienie odpowiedniej organizacji miejsca pracy zdalnej. Powinno to ograniczyć dostęp do dokumentacji papierowej przez osoby nieuprawnione. Pracodawcy powinni ustalić procedury dotyczące bezpiecznego przechowywania i przenoszenia dokumentów. Ważne jest również określenie zasad zwrotu lub zniszczenia dokumentów po zakończeniu pracy.
Zasady korzystania z urządzeń i sieci
Pracodawca musi ustalić zasady bezpiecznego korzystania z urządzeń przekazanych do pracy zdalnej. Niedopuszczalne jest instalowanie niezgodnego z polityką bezpieczeństwa oprogramowania. Urządzenia powinny mieć aktualizacje systemowe i oprogramowanie antywirusowe.
Regulacje dotyczące korespondencji mailowej
Podczas pracy zdalnej korespondencja mailowa musi być regulowana ścisło. Niedopuszczalne jest używanie prywatnych kont poczty elektronicznej do celów służbowych. Pracownicy powinni pamiętać o szyfrowaniu załączników, aby ograniczyć ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych.
Praca zdalna a RODO – wyzwania dla administratorów danych
Rozwój technologii umożliwia wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej do pracy. Pracodawcy, jako administratorzy danych osobowych, muszą zorganizować pracę zdalną z uwzględnieniem odpowiedniego stopnia bezpieczeństwa. Należy również uwzględnić ryzyko związanego z takim trybem przetwarzania danych. Ryzyko to łączy się z pojęciem naruszenia bezpieczeństwa danych.
W szczególności, ryzyko wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych. Te dane są przesyłane, przechowywane lub przetwarzane w inny sposób.
Zapewnienie bezpieczeństwa danych elektronicznych
Korzystanie z dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe w warunkach pracy zdalnej wiąże się z podwyższonym ryzykiem naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych. Pracodawcy jako administratorzy mają obowiązek podjęcia działań ograniczających ryzyko związanym z utratą dostępności, integralności oraz poufności danych. Warto wprowadzić zasadę korzystania z dokumentów zanonimizowanych.
Unikanie wynoszenia dokumentacji poza siedzibę firmy jest zalecane. W przypadku konieczności korzystania z dokumentów papierowych poza siedzibą, warto korzystać z opcji posługiwania się kopiami dokumentów.
