admin
Ania pamiętała swój pierwszy dzień w nowej pracy w dużej korporacji, zaraz przed pandemią. Przejście z przytulnego domu do pełnego życia biurowego było nie lada wyzwaniem – tłok w komunikacji miejskiej, nowi ludzie, hałas i stres. Ale powoli oswoiła się z tą rzeczywistością i nawet zaczęła cieszyć się z wczesnych pobudek oraz wspólnych przerw na kawę z koleżankami. Potem przyszedł COVID-19 i wszystko się zmieniło. Home office, choć od dawna znany w większych firmach, nigdy nie był stosowany na tak dużą skalę.
Dziś, w roku 2024, coraz więcej pracodawców zachęca pracowników do powrotu do biur i przywrócenia stacjonarnego trybu pracy. Dla Ani i wielu innych oznacza to konieczność przeprowadzki z powrotem do miasta oraz dostosowania się do nowych realiów. Jak najlepiej się do tego przygotować?
Praca zdalna a obecne oczekiwania pracowników
Pandemia COVID-19 przyczyniła się do rewolucji w podejściu do pracy zdalnej oraz zmieniła model pracy na całym świecie. Wiele firm odkryło, że wykonywanie obowiązków z domu może być efektywne. Pracownicy zdalni często odczuwają wyższy poziom efektywności i motywacji, unikając codziennych dojazdów do biura. W 2023 roku, jak wskazują badania, aż 39% ankietowanych firm przeprojektowało swoje miejsca pracy lub zamierza to zrobić, aby lepiej dostosować się do nowej rzeczywistości pracy hybrydowej.
Elastyczne modele pracy
Nowoczesne narzędzia pracy umożliwiają skuteczną komunikację w zespole, niezależnie od odległości. Praca hybrydowa, choć wcześniej mniej popularna, teraz stała się standardem. Taki model pracy, który łączy pracę zdalną i pracę w biurze, pozwala na lepsze zarządzanie czasem oraz obowiązkami zawodowymi i domowymi. Przykładem jest pracownik, który dzięki elastycznemu harmonogramowi, może lepiej zadbać o swoje obowiązki domowe, nie tracąc na efektywności pracy zawodowej.
Korzyści wynikające z pracy zdalnej
Według raportu z 2023 roku, 67% specjalistów pozytywnie ocenia możliwości pracy zdalnej. 39% z nich preferuje pracy w trybie hybrydowym lub całkowicie zdalnym. Elastyczność w organizacji czasu pracy stała się kluczowym czynnikiem dla wielu pracowników przy wyborze miejsca zatrudnienia. Ponadto, wielu pracodawców widzi korzyści płynące z pracy zdalnej i hybrydowej, co pozwala im lepiej dopasować się do potrzeb rynku pracy w 2024 roku.
| Statystyka | Wartość |
|---|---|
| Pracownicy preferujący pracę w większości zdalną | 39% |
| Pracownicy już korzystający z pracy hybrydowej | 53% |
| Pracownicy, dla których elastyczność jest istotna przy wyborze pracodawcy | 39% |
„Spośród 530 pracowników w Polsce, aż 42% zrezygnowałoby z awansu na rzecz dobrego samopoczucia.”
Wyzwania związane z powrotem do biura
Pomimo licznych zalet pracy zdalnej, powrót do biura po okresie pracy z domu może być wyzwaniem. Wiele osób przyzwyczaiło się do elastyczności, jaką oferuje praca z domu, ceniąc sobie możliwość pracy w wygodnych warunkach, bez konieczności dojazdu do pracy. Teraz, gdy pracodawcy coraz częściej decydują się na odwrót od pracy zdalnej, może to powodować stres i obawy wśród pracowników. Warto pamiętać, że lęk przed zmianą, zwany FORTO (Fear of Returning to The Office), jest naturalną reakcją na nową sytuację.
Lęk przed zmianą – FORTO
Według badań, nawet połowa pracowników odczuwa stres związany z powrotem do biura. Ten stan określany jest mianem FORTO (ang. Fear of Returning to The Office) i jest zupełnie naturalną reakcją na zmianę, do której wielu z nas się przyzwyczaiło.
Utrata przyzwyczajeń z pracy zdalnej
- Późniejsze wstawanie
- Praca w wygodnych ubraniach
- Brak dojazdów do pracy
Powrót do codziennych rytualów związanych z pracą w biurze może być dla niektórych pracowników wyzwaniem. Konieczność przystosowania się do nowych warunków może wywołać stres i niepokój.
„Nawet połowa pracowników odczuwa stres związany z powrotem do pracy stacjonarnej, choć jeszcze 1,5 roku temu te same osoby codziennie chodziły do biur i nie stanowiło to dla nich kłopotu.”
Organizacja przestrzeni biurowej
Przestrzeń biurowa ma kluczowe znaczenie dla efektywnego powrotu pracowników do pracy stacjonarnej. Odpowiednia organizacja miejsca pracy, z uwzględnieniem ergonomii i komfortu, sprzyja lepszej efektywności pracy. Wprowadzenie roślin, naturalnego światła oraz wygodnych stanowisk pracy może znacznie poprawić samopoczucie pracowników. Rearanżacja biura z uwzględnieniem nowoczesnych standardów może także pomóc firmom spełniać oczekiwania zatrudnionych.
Postaw na przykład małego kwiatka w ładnej doniczce. Zieleń działa kojąco na wzrok i pozwala się wyciszyć, a nawet pomoże złagodzić negatywne emocje i stres. Zdjęcie w ramce też przywoła pozytywne myśli. Może to być fotografia bliskiej osoby, ukochanego czworonoga, kadr z wakacyjnej wyprawy albo coś, o czym marzysz i co będzie cię motywować do pracy.
Zadbaj również o takie drobiazgi jak kubek. Zabierz do pracy swój ulubiony, domowy, albo kup jakiś wyjątkowy, specjalnie z myślą o biurze.
Ergonomia stanowiska pracy
Rearanżacja biura z uwzględnieniem doświetlenia naturalnego, jakości powietrza, zwiększonej obecności roślinności oraz kreatywnego designu wpływa pozytywnie na samopoczucie i efektywność pracowników. Żywa roślinność jest istotnym narzędziem podczas reorganizacji biura, pozwalając tworzyć atrakcyjne projekty architektoniczne i spełniać standardy certyfikacji związane z well-being.
Przed rokiem 2020 praca zdalna była nieakceptowalna dla wielu firm. Po pandemii elastyczny system pracy stał się głównym benefitem. Analizy Ministerstwa Zdrowia wskazują na spadek piątej fali pandemii, co oznacza powrót części pracowników do biur. Firmy starają się zapewnić dogodne warunki pracy, strefy wypoczynku, regeneracji i koncentracji.
| Oczekiwania pracowników | Działania firm |
|---|---|
| Komfort, bezpieczeństwo i well-being | Rearanżacja przestrzeni biurowej, wprowadzanie nowych rozwiązań |
| Elastyczny model pracy (hybrydowy, rotacyjny) | Oferowanie elastycznych rozwiązań i benefitów |
| Integracja, komunikacja, relacje międzyludzkie | Tworzenie stref integracji, regeneracji i wypoczynku |
Przestrzeń biurowa ma kluczowe znaczenie dla powrotu do biura, sprzyjając integracji, komunikacji i relacjom międzyludzkim. Firmy wynajmujące przestrzenie biurowe oferują biura serwisowane, dbając o komfort pracowników.
Modele powrotu do biura
Organizacje stoją przed wyzwaniem opracowania optymalnego modelu powrotu pracowników do biura po okresie pracy zdalnej. Istnieje wiele różnych rozwiązań, a wybór zależy od wielu czynników, takich jak branża, w której działa firma, a także dostępność narzędzi pracy. Popularne modele pracy hybrydowej to:
Pełna elastyczność
Pracownicy mają pełną swobodę w ustalaniu czasu i miejsca pracy, co daje im elastyczność. Jednak wymaga to od organizacji skutecznego monitorowania obecności i organizacji pracy zespołów.
Model rotacyjny
Pracownicy pracują zarówno w biurze, jak i zdalnie, co ułatwia zachowanie bezpiecznych odległości między stanowiskami. Wymaga to opracowania harmonogramu obecności.
Stopniowy powrót zespołów
Zespoły stopniowo wracają do biura, co pozwala na lepsze przygotowanie przestrzeni i przyzwyczajanie się do pracy stacjonarnej. Kluczowa jest dobra komunikacja z pracownikami i uwzględnienie ich potrzeb.
Każdy z tych modeli stawia przed organizacją i pracownikami różne wyzwania. Wymagają one monitorowania liczby osób w biurze, wyboru optymalnego dnia pracy i planowania na wypadek zachorowania.
| Model pracy | Główne cechy | Korzyści | Wyzwania |
|---|---|---|---|
| Pełna elastyczność | Pracownicy ustalają dowolnie czas i miejsce pracy | Maksymalna elastyczność dla pracowników | Sprawne monitorowanie obecności i organizacja pracy zespołów |
| Model rotacyjny | Stałe dni pracy w biurze i zdalnie | Zachowanie bezpiecznych odległości, rotacja zespołów | Opracowanie harmonogramu obecności w biurze |
| Stopniowy powrót zespołów | Etapowy powrót poszczególnych zespołów do biura | Lepsza adaptacja do pracy stacjonarnej, uwzględnienie potrzeb pracowników | Dobra komunikacja z pracownikami, przygotowanie biura |
Organizacje coraz częściej dążą do wprowadzenia pracy zdalnej i pracy hybrydowej> jako stałego elementu organizacji pracy, a nie tylko tymczasowego rozwiązania na czas pandemii.
Bezpieczeństwo i higiena w biurze
W kontekście powrotu do biur, zdrowie i bezpieczeństwo pracowników są priorytetem. Pracodawcy muszą zapewnić odpowiednie warunki sanitarne, w tym środki higieny osobistej, a także organizację przestrzeni zgodnie z wytycznymi dotyczącymi dystansu społecznego. Przestrzeganie przepisów z zakresu BHP oraz szybkie reagowanie na nowe wyzwania to kluczowe elementy dla zapewnienia bezpiecznego środowiska pracy.
Zgodnie z zaleceniami Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), kluczowe jest identyfikowanie zagrożeń fizycznych, biologicznych, chemicznych i psychospołecznych oraz ocena ryzyka w miejscu pracy. Pracodawcy muszą skorygować ocenę ryzyka, uwzględniając nowe zagrożenia dla zdrowia fizycznego i psychicznego.
- Środki zapobiegawcze, takie jak organizacja pracy zmianowej, zwiększenie przerw i czasu pracy, oraz zapewnienie ochrony osobistej pracownikom (np. półmaski FFP2 i FFP3), są rekomendowane przez PIP.
- Plan działań w czasie epidemii, obejmujący środki bezpieczeństwa i kontroli, ma na celu zapobieganie rozprzestrzeniania się koronawirusa SARS-CoV-2.
- Organizacja pracy powinna uwzględniać środki minimalizujące ryzyko, takie jak oddzielanie stanowisk pracy przegrodami, dbanie o efektywną wentylację oraz zastosowanie środków dezynfekujących.
Informowanie pracowników o zmianach w organizacji pracy oraz przeprowadzanie ewentualnych szkoleń jest istotne. Pracodawcy powinni wprowadzić środki behawioralne, takie jak obserwacja przestrzegania reguł i wytycznych, oraz działania przeciwepidemiczne, np. zwiększenie częstotliwości sprzątania.
Przestrzeganie przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz szybkie reagowanie na nowe wyzwania to kluczowe elementy dla zapewnienia bezpieczeństwa i higieny w biurze w czasie pandemii i po niej.
Powrót do biura – przygotowanie pracowników
Warto stopniowo przygotowywać pracowników na powrót do biura. Nagła zmiana z pracy zdalnej na stacjonarną może bowiem znacząco wpłynąć na ich efektywność i dobrostan. Pracownicy przyzwyczaili się do nowej rutyny i czują się bezpiecznie w swoich domach. Kluczowe jest danie im odpowiedniego czasu na dostosowanie się do kolejnej transformacji.
Wprowadzanie zmian stopniowo
Najlepiej poinformować pracowników o planowanym powrocie do biura z co najmniej 2-tygodniowym wyprzedzeniem. Dzięki temu zyskają czas na przygotowanie się do zmiany i stopniowe przejście z pracy zdalnej do stacjonarnej. Warto zaproponować im też elastyczne modele pracy, np. rotacyjny, który pozwoli im płynnie dopasować się do nowej sytuacji.
Komunikacja z pracownikami
Otwarta i przejrzysta komunikacja jest kluczowa w procesie powrotu do biura. Należy regularnie informować pracowników o planach firmy, zmianach w organizacji przestrzeni i wszelkich wdrażanych procedurach bezpieczeństwa. Ważne, aby czuli się zaangażowani w ten proces i mieli możliwość wyrażenia swoich obaw czy oczekiwań.
„Przejście z pracy w biurze na pracę zdalną wymagało od pracowników szybkiej adaptacji do nowej sytuacji. Teraz należy dać im czas na równie płynne przygotowanie się do powrotu do stacjonarnej pracy.”
Reintegracja zespołów po powrocie
Powrót pracowników do biura po długim okresie pracy zdalnej stanowi wyzwanie zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Kluczową kwestią jest proces reintegracji zespołów, czyli ponownego połączenia i odbudowy więzi między członkami zespołów, które mogły się osłabić podczas izolacji. Odpowiednia reintegracja minimalizuje stres i niepewność związaną z powrotem do pracy, zapewniając płynną adaptację i efektywność pracowników.
Inicjatywy integracyjne
Aby ułatwić integrację i przystosowanie zespołów po powrocie do biura, warto zaproponować różnorodne inicjatywy integracyjne. Mogą to być na przykład:
- Firmowe rozgrywki sportowe, takie jak turniej siatkówki lub paintball, który pozwoli pracownikom na wspólną rywalizację i rekreację.
- Uroczyste spotkanie powitalne w biurze, podczas którego przełożeni i zespoły będą miały okazję powitać się i powspominać miniony okres.
- Wyjazdowe spotkanie integracyjne, na przykład grill lub piknik firmowy, gdzie pracownicy będą mogli spędzić czas w bardziej nieformalnej atmosferze.
- Warsztaty lub szkolenia zespołowe, które pozwolą pracownikom na wspólne rozwiązywanie zadań i budowanie relacji.
Tego rodzaju inicjatywy integracyjne są nie tylko doskonałą okazją do odbudowy więzi w zespole, ale również do integracji nowych pracowników, którzy dołączyli do firmy w czasie pracy zdalnej.
Warto pamiętać, że reintegracja to proces, który wymaga czasu i zaangażowania ze strony całej organizacji. Systematyczne działania wspierające adaptację pracowników pomagają w budowaniu zgranych i zmotywowanych zespołów, gotowych do efektywnej pracy w nowej rzeczywistości.
Wniosek
Powrót do biura po długim okresie pracy zdalnej stanowi wyzwanie dla wielu z nas. Jednak, z odpowiednią uwagą, proces ten może przebiegać płynnie i bezpiecznie. Ważne jest, aby pracodawca i pracownik byli świadomi swoich praw i obowiązków. Także, obie strony powinny być świadome, że mogą inicjować zmianę w formie zatrudnienia.
Proces powrotu do biura wymaga starannego zaplanowania i komunikacji z pracownikami. Warto dostosować przestrzeń biurową, wdrożyć środki bezpieczeństwa i stopniowo przygotować zespoły do powrotu. Pamiętajmy, że prawo do okazjonalnej pracy zdalnej, do 24 dni rocznie, może być pomocne w tym okresie.
Powrót do biura może budzić obawy, ale traktując go jako etap rozwoju firmy, możemy go uczynić efektywnym. Ważne jest solidne przygotowanie, otwarta komunikacja i dbałość o komfort zespołu. To klucz do sukcesu.
